オンラインでのチーム課題
緊急事態宣言が今月末まで延長されましたが、オンラインなど様々な方法で徐々に大学も再開され始めていますよね。
そこでもしかすると、オンライン授業なのにパワーポイントを使った発表の準備やオンライン上での発表も出てくるのかなと思います。
そこで今回は実際に私がオンラインで発表の準備を進め、本番当日に少し集まって発表をするという機会が新入社員研修でありましたのでどのように乗り切ったのかを紹介します。
これからオンラインで準備を進めなければならないという方は、ぜひ参考にしてください。
リーダーを決める
私たちの場合は、チームメンバー(4人)が顔見知りでしたが大学の授業の場合、初対面だということもあり得ると思います。
そこでまず決めなければならないのはリーダーです。
自薦で決まれば最高ですが、誰もやりたがらなければ先に進めず時間をかけるのは無駄なので就活などでも役立ちますし自分でやってしまってもいいと思います。
発表の方向性を決める
発表の場合、必ずテーマがあるはずです。
今回の私たちの場合であれば、就職したのが飲食系の会社なので料理・お酒・接客に分かれました。
私はお酒チームを選んだのですが、お酒についてどのような発表をするのか(方向)を決めなければなりません。
もちろん意見があれば自由に発言してもらって決まってしまうのが簡単ではありますが、なかなか意見が出ないことの方が多いと思います。
そんなときにぜひ活用して欲しいのが、ブレインストーミング(ブレスト)です。
ブレストとは、考える時間を取って思いついたことをどんどん紙に書き出していくことです。
このような感じで一人ひとりが自由に思ったことを書いていくのです。
思ったことを素直に書いていくことが重要なため、あまり時間を取りすぎないように3分から長くても5分ほどにしましょう。
そしてどんな意見でも否定することはやめましょう、せっかく出してくれたアイデアを否定することは失礼ですし、やる気をなくしてしまいます。
発表の流れを決める
私たちのチームもブレストをして話し合った結果、私たちの会社の人気のお酒ベスト3と一推しのお酒を紹介しようということになりました。
そこでまずは各店の店長にアポを取り、教えてもらい次の日(2日目)の○時に聞いた情報を共有しようということになりました。
大学の授業であれば人に聞くよりもネット検索をしたり、参考文献を探すことの方が多いとは思います。
これで1日目終了なのですが、ここで重要なのは次の集まりをいつにするのかとそれまでに終えておくことを決めるということです。
その部分をしっかりと決めておかないと、もしやってこなかった人がいたときに言い訳をされても言い返せません。
逃げ道を作らないためにも基準を明確にしておきましょう。
軌道修正
そして次の日に再び集まって利情報を共有するわけですが、問題が生じます。
工夫もなしにただ各店のランキングやおすすめを紹介するだけでは面白くないということです。
そんなことはみんなが各店舗に聞けばわかることですしね。
そこで軌道修正が必要になった結果、各店舗のランキングに焦点を当てるのではなくそれらの共通項を見出しそれらを掘り下げることにしました。
内容としては、生ビール・レモンサワー・ハイボール・お茶ハイの4つに絞り、担当を決め発表で必要となる情報を個々で調べ聞かなければわからない部分は店舗の方に再度聞き、次の日(3日目)に共有となりました。
ここで重要なのは、臨機応変に軌道修正をしていくことで最初の案に固執する必要はなくいいと思えば積極的に変化させるべきです。
パワポ制作
3日目でパワポを作るための情報が集まり、ここからどのようにパワポを作っていくのかが問題になります。
実際に会うことができればみんなで話し合いながら完成させていけばいいのですが、オンラインではそれが難しいです。
この点においてはオンラインの明らかなデメリットですね。
そのため各々担当のスライドを3日目中に作り、リーダーがまとめと若干の修正をするという手法を取りました。
もちろん別々に作るとスライドの統一性がなくなるといったデメリットもあるのですが、誰か一人が作るとなるとその人の負担が大きくなりすぎてしまうため分担することをオススメします。
発表の練習
4日目にしてようやくパワポが完成し、いよいよ発表の練習ですね。
始まりと終わりやそれぞれの繋ぎはどうするのか、また10分という時間制限があるので10分以内に収まるように調整しなければなりません。
それらは少し話し合って調整するだけなので正直難しくはありませんよね。
そして5日目(本番当日)に少し早く集まって最後の練習をして本番という流れになりました。
では何が難しいのかというと、発表の最大の目的である相手に伝えるという部分です。
・人を巻き込む(どう思いますかなど質問をする)
・実体験を入れる(自分で実際に作ってみたなど)
・実際に見せる(ロープレなど)
これらはほんの一例ですが、意識して発表に少し取り入れるだけでも効果があるはずです。
重要なのは聞いている人たちを飽きさせないことです。
私たちの工夫
では、実際に私たちがどんなところを工夫したのかというと他チームとの差別化です。
質問をして巻き込むというのはどのチームもやるだろうと思いましたし、差別化は難しいので考えた結果、試飲をしてもらおうということになりました。
そしてせっかくランキングを調べたのに紹介しないのはもったいないと思い、別紙で筆ペンで書いたランキング表を用意して配りました。
まとめ
最初にこの課題を伝えられたときは、正直オンラインで進めるなんて無理だろと思っていましたがやってみると意外とできるものだなと思いました。
私たちの場合は顔見知りだったのでスムーズに進んだのかもしれませんが、もし授業で直接会ったことのない人たちと発表をすることになっても就活の練習、友達になれるチャンスだと思って前向きに取り組んで欲しいなと思います。
それに今のうちにオンラインでの話し合いに慣れておけば今後もわざわざ集まらなくても効率的に進められるようになりますよ。
コロナによっていろいろなところに影響が生じていますが、おそらく峠は越えたはずなので収束に向けてもう少し頑張りましょう！
余談
最後にみなさんもオンライン飲み会などでたくさんのアプリを使ってきたかとは思いますが、研修やプライベートで色々と使ってきた私が使いやすかったアプリを紹介していきます。
・Google Meet
・Lark
・LINE
大学専用のオンラインアプリが特にないのであればやはりzoomが一番使いやすいのですが、zoomの問題点として無料版の場合だと40分までしか使えないので結局、一番身近なLINEがいいかなと思います。
LINEであればわざわざ新しく登録する必要もないですし、最近画面共有ができるよになったのが非常に大きいです。
ただ大人数(10人以上)には向かないのと、LINEを知られたくないという方にはGoogle MeetかLarkの２択になりますね。
正直どちらも大差ないなといった感じなので好みの方を使っていただければなと思います。
個人的にはLINEを推しですが、どれを選んでも問題なく使えるのでお好みのものを使ってもらえたらなと思います。
少しでも参考になれば幸いです。
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